Внесение изменений в кадровую документацию задним числом


Внесение изменений в кадровую документацию задним числом

ТК РФ).

Не упустите из виду

Работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме в течение трех рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Отсутствие заключенного трудового договора по истечении указанного срока является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена ответственность по ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ.

Работник фактически допущен к работе 4 апреля. Письменный трудовой договор оформлен 7 апреля. В договоре (приложение 1) указаны следующие даты: • 7 апреля – дата создания, дата подписания договора сторонами и дата регистрации; • 4 апреля – дата начала работы, дата вступления договора в силу.

Сотрудник фактически допущен к работе 4 апреля. Письменный трудовой договор оформлен 7 апреля. В договоре указаны следующие даты: • 4 апреля – дата создания, дата подписания договора сторонами, дата его регистрации, дата начала работы, дата вступления договора в силу.

Ситуация 2. Трудовой договор по какой-либо причине не был заключен в письменной форме, есть только приказ о приеме на работу.

Договор необходимо оформить письменно в соответствии с требованиями ст. 57 ТК РФ.

В него нужно включить фактические условия работы, действующие на текущую дату гарантии и компенсации работнику (должностной оклад, доплаты, надбавки, режим рабочего времени и др.).

Но обнаружить эти сведения могут только следственные органы, а не ГИТ при проверке.

Способ сработает, если нумеровать приказы в пределах одного дня. То есть присваивать приказу номер, который состоит: – из кода дня; – порядкового номера документа, который зарегистрирован в этот день.

Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым. 5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1. Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед.

Пример

Кадровик Елена И.

регистрирует приказы в электронном журнале определенным днем. 8 августа ей нужно зарегистрировать три приказа за 4 августа. Чтобы создать дополнительные строки, она выделила три строки ниже 4 августа, кликнула по выделенной области правой кнопкой мыши и выбрала «вставить». В журнале появилось три новые строки. На них Елена записала приказы под номерами 0408004, 0508001, 0608001 (образец ниже).

Умный журнал учета приказов по личному составу автоматически присвоит номер документа. Не забудьте включить макросы.

Вы можете придумать собственные варианты, как обозначать код дня.

Внесение изменений в кадровую документацию задним числом

Важноimportant
Допустимо располагать код дня в любой последовательности – перед порядковым номером документа или после него, через дробь или дефис. Собственную систему нумерации закрепите в инструкции по делопроизводству или издайте специальный приказ, если инструкции нет (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Преимущества. Способ нумерации, который включает код дня и порядковый номер, позволяет присваивать корректный номер приказам, которые должны были быть зарегистрированы несколько дней назад. Не нужно бронировать номера.

Недостатки.Способ подходит только для электронных журналов.


Придется изменить систему нумерации, но зато только один раз.

Способ 2. Отчеркивать дополнительные поля

В журнале учета, который заполняете вручную, новые чистые строки просто так не появятся. В строках придется отчеркивать дополнительные поля, чтобы можно было внести запись задним числом.
В связи с этим рекомендуем делать между регистрируемыми приказами достаточные отступы, чтобы при необходимости можно было разборчиво внести еще одну запись.

Преимущества.Система нумерации остается прежней. Создавать новые номера для запоздавших документов можно привычным методом с префиксом «/а» или «/1».

Недостатки. При сплошной порядковой нумерации № 1, № 2, № 3 легче обнаружить документы, которые созданы невовремя.

По результатам проверки работодателю выдано предписание об устранении выявленных нарушений.

Регистрация задним числом

Если приказ регистрируется, как приведено в вашем вопросе, от 04.03.2012 № 1/1, это означает, что фактически приказ появился позже приказа от 05.05.2012 № 2, потому что если бы это было не так, то вы бы его зарегистрировали за № 3 с соответствующей датой – 05.05.2012 или более поздней. Важно Также прочитайте о журналах регистрации документов более подробно. Конечно, бывают ситуации, когда по каким-то причинам забывают или не успевают вовремя издать приказ, поэтому на практике встречаются приказы с номерами через дробь или с добавочной литерой (например, 12а), но это всегда говорит о том, что фактическая дата составления была другой. Думаю, что если возникнет какой-либо судебный процесс, в ходе которого будет фигурировать такой приказ, любой суд обратит на это внимание.

Производственный календарь

ТК РФ: если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала, то работодатель по его письменному заявлению обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с сотрудником.
Конечно, если работник не возражает против использования отпуска в даты, указанные в извещении, он под подпись знакомится с этим документом, и никаких негативных последствий ни для кого не наступает.

При этом на титульном листе указана дата ее оформления – 11 апреля (приложение 4).

В содержательной части трудовой книжки указывается дата начала работы – 14 марта.

Внесение изменений в кадровую документацию задним числом

Сотрудник должен написать заявление относительно продления отдыха, а вот поведение работодателя в таком случае законодательством не регламентировано. Он может не предпринимать никаких действий и просто допустить внесение изменений в кадровую документацию задним числом. Но лучше оформить все соответствующим приказом о продлении отпуска в связи с болезнью.
Этот документ станет гарантией на случай преследования служб, которые осуществляют проверки в отношении соблюдения прав трудящихся. Совсем иная ситуация возникает тогда, когда необходимо оформить продление отпуска в связи с больничным с последующим увольнением. Согласно со ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением.

Такое опоздание, конечно, само по себе является нарушением трудового законодательства, но не таким серьезным, как попытка его скрыть или отсутствие графика вообще.

Уведомление о времени начала отпуска О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись, не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Однако на практике работников нередко информируют о необходимости уйти в отпуск позже этого срока.

В таком случае работник не должен подписывать уведомление задним числом. Что делать в подобной ситуации подробно описано в ч.

Продление отпуска в связи с листком нетрудоспособности Но это правило не распространяется на продление декретного отпуска в связи с болезнью.
Бланки трудовой приходуются в соответствии с особыми правилами и только текущей датой. Выдаваемые документы регистрируются в специальной учетной форме. Поэтому как оформление новой трудовой книжки, так и ее восстановление (оформление дубликата) возможно только сегодняшним числом, даже если нарушены сроки оформления и выдачи документа. Трудовой договор с работником заключен 14 марта. В этот день подписан трудовой договор, издан приказ о приеме на работу, сотрудник фактически приступил к работе.

Это его первое место работы, поэтому специалист, ответственный за оформление трудовых книжек, должен был оформить трудовую книжку в течение недели после приема сотрудника на работу.Трудовая книжка была оформлена только 11 апреля.

Требования к оформлению документов» (утв.

Регистрация задним числом

Чтобы наладить правильность отражения операций после неверно отраженной, в 1С предусмотрена возможность, кроме изменения «задним числом», еще и перепроводить документы. При совершении такой операции в отношении каждого документа снова выполняется проверка итогов на период расположения этого документа в журнале, это позволяет наладить правильность отражения данных списания.

Естественно, что логичным является перепроведение только некоторых документов, которые показывают информацию по текущим итогам. В программе 1С механизм установления «последовательности» документов строго фиксирует все изменения в документах, произведенные «задним числом» и влияющие на проведение документов следующих за ними.

Подобный механизм позволяет осуществить перепроведение документов (которые в этом нуждаются) с определенного момента.

Производственный календарь

Допустима ли регистрация приказа задним числом? Если вы по какой-то причине вовремя не утвердили график отпусков, в нем должна быть указана реальная дата создания и утверждения документа.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрены коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

Большинство кадровых документов являются одновременно и первичными учетными документами по учету труда и его оплаты, поэтому они должны содержать семь обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

Исходя из общих требований, любой документ должен содержать достоверную информацию, позволяющую идентифицировать подписавшее его лицо (письмо Минфина России от 23.04.2010 № 03-02-07/1–187).

Подделка документов преследуется по закону?

За подделку документов предусмотрена как административная (ст. 19.23 Кодекса РФ об административных правонарушениях), так и уголовная (ч. 1 ст. 327 Уголовного кодекса РФ) ответственность.

Это удобно делать в электронном журнале.

Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым. 5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1. Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед. Кодовые обозначения даты могут быть любыми. Допускается указание кода дня как перед порядковым номером, так и после него, например, через дефис или через дробь. Собственную систему нумерации можно закрепить путем издания специального приказа (Читайте также статью ⇒ Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве).

Приказ о нумерации документов

Преимущества Недостатки Такой способ позволяет присвоить номер таким приказом, которые нужно было зарегистрировать несколько дней назад

Не потребуется бронировать номера заранее

Подходит такой способ только для журнала в электронном виде

Система нумерации меняется, но только один раз

Оформление документов задним числом в бумажном журнале

Если журнал учета в организации ведется в бумажном виде, то при необходимости новые строки в нем просто появиться не могут. А если потребуется внести запись задним числом, то в строке дополнительно придется отчертить поля.

Инфоinfo
С первого дня отпуска его продление на число дней болезни уже не является обязанностью работодателя. Приказ о продлении отпуска с последующим увольнением не оформляется. Такое увольнение может быть оформлено двумя или одним приказом.

В документе распорядительного характера обязательно указывается о предоставлении отпуска сотруднику и дате его последующего увольнения. Приказ о продлении отпуска в связи с больничным. Порядок продления отпуска в связи с больничным Продление отпуска фиксируется уже после выхода сотрудника на работу. Больничный лист выступает законным основанием для продления отпуска без участия работодателя. Но последнего необходимо уведомить о причинах продления ежегодного отдыха. В первый рабочий день сотрудник должен предоставить в кадровую службу больничный и заявление о продлении отпуска.

Как оформить приказы задним числом?

пример Если при трудоустройстве работника выявлена поддельная трудовая книжка, работодатель обязан известить об этом органы внутренних дел, с тем чтобы те предприняли соответствующие действия, поскольку подделка документов является преступлением.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Важно при этом помнить, что вся ответственность в этом случае ложиться на директора, а не кадровика.

Ответственность работодателя

Работодателю следует помнить, что за оформление документов задним числом, за подлог документов, предусматривается уголовная ответственность (292 УК РФ), включая лишение свободы до 2 лет. Причем уголовная ответственность грозит директору, а не кадровому работнику.Так как кадровик отвечает только за регистрацию документа. А ответственным за издание документов является директор.

Заключение

Таким образом, на основании вышесказанного можно сделать следующие выводы:

  1. Если в организации ведутся электронные журналы, то нумерацию лучше применять в пределах дня. Это позволит при необходимости зарегистрировать документ задним числом.
  2. Если журнал ведется на бумаге, то между зарегистрированными номерами можно оставлять строки для внесения записи по необходимости.
  3. Номер можно забронировать журнале, а не вносить его задним числом.

Для распознавания документов, составленных не в ту дату, которая в них указана, установления их подлинности проводятся:

  • экспертиза при осуществлении налогового контроля, в т.

Изменение документов задним числом

Если вы по какой-то причине вовремя не утвердили график отпусков, в нем должна быть указана реальная дата создания и утверждения документа. Такое опоздание, конечно, само по себе является нарушением трудового законодательства, но не таким серьезным, как попытка его скрыть или отсутствие графика вообще.

Уведомление о времени начала отпуска О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись, не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Однако на практике работников нередко информируют о необходимости уйти в отпуск позже этого срока.

В таком случае работник не должен подписывать уведомление задним числом.

Что делать в подобной ситуации подробно описано в ч.

2 ст.

Как можно внести приказ задним числом

Необходимо еще раз отметить тот факт, что законодательство не регламентирует процедуру уведомления работодателя в случае продления отдыха в связи с болезнью. Но важно помнить то, что декретный отпуск является длительным и имеет свою специфику, именно поэтому лучше заблаговременно предупредить работодателя об отсутствии на рабочем месте.

Работникам были выданы уведомления о сокращении занимаемых ими должностей, и до введения в действие нового штатного расписания они были уволены.

В нарушение п. 2 ч. 1 ст. 81 и ч. 2 ст. 180 ТК РФ работники были уведомлены о предстоящей процедуре 10.02.2012 и сокращены до введения в действие нового штатного расписания, т. е. на дату увольнения занимаемые ими должности в штатном расписании были. Таким образом, основание для начала процедуры сокращения штата у работодателя отсутствовало. По результатам проверки работодателю выдано предписание об устранении выявленных нарушений.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ, содержащий задачи, трудовую функцию и конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав и пределов ответственности работника, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Должностная инструкция носит обезличенный характер и может разрабатываться по каждой штатной должности организации, в т.

ч. вакантной.

По общему правилу компания не обязана разрабатывать, утверждать и применять должностные инструкции. За их отсутствие работодателя нельзя оштрафовать или наказать иным образом (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *